Teil 3 | Kostenmanagement

Prozesse verschlanken – so läuft's

Roboter und KI können das Gastgewerbe entlasten.
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Roboter und KI können das Gastgewerbe entlasten.

Die Preise explodieren. Und jetzt? Sieben handfeste Tipps von Experten, wie man seine Kosten im Griff behält, präsentieren wir in einer Serie – angefangen mit mehr Veggie-Offerten über Foodwaste-Management bis Storytelling. Hebel 3: Prozesse verschlanken, Personalkosten senken.

Der Personalmangel trifft die Gastronomie genauso heftig wie die sich hochschraubenden Preise. Gleichzeitig nimmt die Digitalisierung Fahrt auf. Ein bisschen an zwei oder drei Schräubchen drehen und alles läuft wieder geschmeidiger – "das wird leider nicht genügen", so Stefan Fenske, Mitglied der Geschäftsleitung Nationaler Vertrieb Gastronomie bei Transgourmet. Im Gegenteil, je komplexer die Herausforderung, umso wichtiger sei eine ganzheitliche Betrachtung und Analyse seiner Prozesse: angefangen mit Einkauf und Kalkulation über Produktion und Speisenverteilung bis Reinigung.

Alles prüfen

Wie beim Durchleuchten der Nebenkosten gilt auch hier: Ein unvoreingenommener Blick von außen kann ganz neue, geldwerte Erkenntnisse zutage fördern oder wichtige Fragen aufwerfen. Zum Beispiel: Ist es wirklich sinnvoll, weiterhin mit Zettel und Stift zu planen und zu dokumentieren? Oder: Ab wann rechnet sich ein höherer Wareneinsatz für vorgefertigte Produkte, wenn dadurch weniger Energiekosten anfallen und der Arbeitsaufwand geringer ist? Vor allem mit Blick auf Personalmangel und Angebotsstraffung, so Fenske, habe High-Convenience natürlich noch weitere Vorteile: "Klug kombiniert, lassen sich aus fünf und sechs Komponenten ohne weiteren Aufwand mindestens doppelt so viele Hauptgerichte zusammenstellen. Dazu kommt eine höhere Kalkulationssicherheit." Sind Fisch und Fleisch bereits vorportioniert, bedeute das eine zusätzliche Zeitersparnis.

Digitale Entlastung

Doch auch digitale Maßnahmen können zu convenienten, also geschmeidigeren und gestrafften Abläufen beitragen. "Je mehr Prozesse im Unternehmen automatisiert und vernetzt werden, desto größer ist der Optimierungseffekt", sagt Karl Jonderko, Geschäftsführer der Software-Schmiede Gastronovi in Bremen.

Die wirksamsten Instrumente aus Sicht des Experten:

1) Die digitale Kalkulation unterbreitet Preisvorschläge unter Berücksichtigung tagesaktueller Lieferanteninformationen, der gewünschten Gewinnspanne und weiteren relevanten Faktoren. Steigen die Einkaufspreise, reagiert die Software sofort.

2) Mittels Warenwirtschaftssystem wird der Lagerbestand regelmäßig zuverlässig kontrolliert und aufgefüllt. Bei Essensbestellungen ist unmittelbar zu erkennen, ob Angebote noch verfügbar sind. Falls nötig, können fehlende Zutaten direkt nachbestellt werden.

3) Ein digitales Kassensystem vereinfacht nicht nur die Abrechnung, es liefert auch Echtzeitinformationen über das aktuelle Angebot, Stichwort 'Unterstützung der Servicekräfte bei Zusatzverkäufen'.

4) Die digitale Zeiterfassung ermöglicht, Arbeits-, Urlaubs- und Pausenzeiten der Mitarbeitenden digital festzuhalten, zu verwalten und zu kontrollieren. Dank Echtzeit-Synchronisierung können Gastgebende zu jeder Zeit sehen, wie viel Personal sich gerade im Einsatz befindet. Engpässe lassen sich so frühzeitig erkennen und vermeiden.

Laufbursche Roboter

"Sind Tools modular aufgebaut, kann man selbst entscheiden, wie und in welchem Tempo man in die Digitalisierung starten möchte. Es gibt also die Möglichkeit, mit einer kleinen Lösung zu beginnen und je nach Bedarf aufzustocken", sagt Jonderko. Eine Lösung, die vor Kurzem noch wie Science-Fiction anmutete, doch inzwischen in greifbare Nähe gerückt ist: der Einsatz von Koch- und Service-Robotern.
„KI kann Gastgebende also entlasten, aber sicher nicht ersetzen.“
Karl Jonderko, Gastronovi
"Sofort einsetzbar, schnell und effizient, sind sie prädestiniert für einfache Tätigkeiten wie Tische abräumen, Zutaten kleinschneiden oder Getränke mixen." Überall dort, wo Gastgebende Engpässe nicht mehr auffangen können. Schon bald, vermutet der Experte, werden sie immer häufiger vor und hinter den Kulissen zu sehen sein. "KI kann Gastgebende also entlasten, aber sicher nicht ersetzen. Denn der zwischenmenschliche Kontakt macht die Gastronomie schließlich zu dem, was sie ist und immer bleiben wird: ein People’s Business."

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